Faktura VAT

Faktura VAT — главный расчётный документ в польском бизнесе. Это аналог российского счёта-фактуры: подтверждает факт сделки, обосновывает начисление и вычет НДС, служит основанием для проводок в бухгалтерии обеих сторон.

Что должно быть в фактуре

Обязательные элементы по закону:

• Слово “Faktura” или “Faktura VAT” в заголовке
• Уникальный номер (сквозная нумерация, например FV/2026/04/001)
• Дата выставления (data wystawienia)
• Дата продажи / оказания услуги (data sprzedaży) — если отличается от даты выставления
• Данные sprzedawcy: название, адрес, NIP
• Данные nabywcy: название, адрес, NIP (для B2B)
• Описание товара или услуги
• Количество, единица измерения, цена нетто за единицу
• Ставка VAT (0%, 5%, 8%, 23% или “zw” для освобождённых)
• Сумма нетто, сумма VAT, сумма брутто
• Срок оплаты (termin płatności)
• Способ оплаты (sposób płatności) — обычно “przelew”

Виды фактур

• Faktura VAT — стандартная для плательщиков VAT
• Faktura bez VAT — для неплательщиков VAT, с указанием основания освобождения
• Faktura korygująca — корректирующая, если ошиблись в первой
• Faktura zaliczkowa — на предоплату (аванс)
• Faktura końcowa — итоговая после полной оплаты
• Faktura pro forma — не бухгалтерский документ, только предложение оплаты
• Faktura VAT RR — для закупок у сельхозпроизводителей

Сроки выставления

Стандартное правило: фактура должна быть выставлена не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем продажи. Например, услуга оказана 25 марта — фактуру можно выставить до 15 апреля.

Если клиент платит авансом — фактуру нужно выставить в течение 15 дней после получения денег. За просрочку — штрафы, плюс риск потерять вычет VAT.

Хранение фактур

Храните 5 лет от конца налогового года, в котором была выставлена фактура. Формат — электронный (PDF) или бумажный, закон равноправно признаёт оба. Большинство моих клиентов хранят в облаке (Google Drive, Dropbox) плюс в бухгалтерской программе.

KSeF — обязательная электронная система

С 2026 года все фактуры должны передаваться через KSeF (Krajowy System e-Faktur) — государственную платформу. Это большое изменение: бумажные фактуры почти исчезнут, а все данные будут у налоговой в реальном времени.

Я уже перевёл всех клиентов на KSeF-совместимые программы (Fakturownia, iFirma) — не стал ждать последнего момента. Вам советую тоже подготовиться заранее.