KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — государственная централизованная платформа для приёма и передачи всех фактур между фирмами в Польше. С февраля 2026 года использование KSeF обязательно для всех плательщиков VAT.

Что меняет KSeF

До KSeF: выставляете фактуру в программе → отправляете клиенту PDF по email → данные попадают в JPK_V7 раз в месяц.

С KSeF: выставляете фактуру через API/веб-интерфейс → она сразу уходит в KSeF → налоговая видит её в реальном времени → клиент забирает из KSeF → PDF на email не нужен вовсе.

Это революция. Налоговая получает полный поток сделок моментально, а не раз в месяц в JPK. Бумажные фактуры и неэлектронные варианты почти исчезают.

Обязательные даты

С 1 февраля 2026 — обязательно для плательщиков VAT с оборотом свыше 200 млн zł в год
С 1 апреля 2026 — обязательно для остальных плательщиков VAT
Для неплательщиков VAT — пока добровольно

Это значит, что все мои клиенты с JDG (если они на VAT) должны перейти на KSeF к апрелю 2026. Я перевёл их заранее — с осени 2025.

Как отправляются фактуры

Три варианта:

Через API бухгалтерской программы — iFirma, Wfirma, Fakturownia уже интегрированы. Нажимаете “Wystaw fakturę” — она автоматически уходит в KSeF
Через веб-интерфейс KSeF — бесплатный сервис на сайте ksef.mf.gov.pl. Подходит для тех, кто выставляет мало фактур
Через собственное ПО с API — крупные фирмы интегрируют KSeF напрямую в ERP

Авторизация — через KSeF Token, Profil Zaufany или квалифицированную подпись.

Формат — FA(3)

Фактуры в KSeF в формате XML FA(3). Это польский стандарт структурированных фактур. PDF для клиента можно сгенерировать, но юридически основной документ — XML в системе KSeF.

Номер фактуры в KSeF — уникальный KSeF ID, присваиваемый системой. Плюс сохраняется ваш обычный номер.

Что с клиентами

Если клиент — плательщик VAT в Польше, он забирает фактуру из KSeF автоматически. Не нужно высылать PDF, он видит её в своей программе/кабинете.

Если клиент — физлицо или иностранец: фактура всё равно есть в KSeF (для налоговой), но клиенту отправляете PDF или ссылку на просмотр.

Плюсы KSeF

Быстрее возвраты VAT (40 дней вместо 60)
Не нужно хранить бумажные и электронные фактуры (система хранит их 10 лет)
Моментальная доставка клиенту
Нельзя “потерять” фактуру
Стандартизация формата

Минусы и сложности

Привыкание — много нюансов в XML-формате
Технические сбои KSeF в первые месяцы (бывают)
Ограниченная возможность “корректировать” постфактум
Для некоторых специфических фактур (VAT RR для сельхозки) — отдельные правила

Мой совет

Не ждите апреля 2026. Переводите бизнес на KSeF-совместимую программу сейчас — iFirma или Wfirma. Потренируйтесь несколько месяцев, разберитесь с форматом. В последний момент переход всегда болезненный.