Faktura pro forma
Фактура про-форма (предварительный счёт)
Faktura pro forma — это предварительный счёт, предложение оплаты. Она выглядит как обычная фактура, но бухгалтерским документом не является. Не заменяет faktura VAT, не генерирует обязательство по VAT, не подлежит обязательному хранению.
Когда используют pro forma
В моей практике клиенты используют pro forma в трёх ситуациях:
- Предоплата от нового клиента — выставляете pro forma, клиент оплачивает, после оплаты выставляете обычную fakturę (zaliczkową или VAT)
- Договоры с госзаказчиками — им часто нужно предварительное предложение цены для бюджетных процедур
- Экспорт и импорт — для таможни или банка часто нужна pro forma с полным описанием товара
Когда клиент только приценивается — pro forma заменяет коммерческое предложение и выглядит солиднее, чем обычный email.
Что пишется на pro forma
Документ очень похож на обычную фактуру:
- Надпись “Faktura pro forma” или “Pro forma” в заголовке (обязательно!)
- Свои данные (sprzedawca)
- Данные клиента (nabywca)
- Предмет сделки, количество, цены, VAT
- Сумма к оплате
- Реквизиты для оплаты
- Срок действия предложения (ważne do…)
Pro forma — не VAT-документ
Главное правило: pro forma не создаёт обязательств по VAT ни для вас, ни для клиента. Клиент по ней не может принять VAT к вычету. Вы по ней не должны платить VAT в налоговую.
Только после того, как клиент оплатит pro forma и вы выставите обычную fakturę (VAT, zaliczkową или końcową) — появляется обязательство по VAT и запись в KPiR / книге продаж.
Многие мои новые клиенты путаются: думают, что pro forma — это просто “первая” фактура. Нет, это только предложение. Настоящая фактура приходит потом.
Сроки и нумерация
Pro forma не имеет строгих сроков выставления, как обычная фактура. Номер может быть любой — часто используют отдельную серию, например “PF/2026/001”. После оплаты часто номер pro formа указывают в обычной фактуре как ссылку.
Когда не нужна pro forma
Если у вас B2C-продажи, или клиент постоянный, или сумма маленькая — pro forma только лишняя бумажка. Я обычно отправляю pro forma только новым корпоративным клиентам, когда нужно оформить предоплату по внутренней процедуре их фирмы.
Электронная pro forma
Pro forma отлично работает в электронном виде — PDF на email вполне достаточно. Она не идёт в KSeF и не подлежит обязательной электронной передаче. Это делает её самым простым и гибким документом в польском учёте.