Годовая отчётность sp. z o.o.: sprawozdanie finansowe шаг за шагом

Три дедлайна, о которых обязан знать каждый владелец sp. z o.o.

Давайте честно: половина проблем иностранцев со спулками в Польше — не налоги, а проигнорированная «бумажная» обязанность, о которой им никто не сказал. Sprawozdanie finansowe (годовая финансовая отчётность) — обязанность номер один в этом списке. Она касается каждой sp. z o.o. — включая «нулевые», замороженные и «мы просто открыли на всякий случай».

Дмитрий из Киева открыл sp. z o.o. через S24 в 2023 году «под будущий проект». Деятельности не было, счетов почти не было, бухгалтера не было. Через два года — письмо из суда KRS: postępowanie przymuszające, требование сдать отчётность за два года под угрозой грзывны, а дальше маячила перспектива принудительного растворения спулки. Разобрались, сдали, но нервов и денег это стоило прилично.

Чтобы вы не повторили его путь — вот весь процесс по шагам, с датами для отчётного 2025 года.

Календарь отчётности за 2025 год

Для спулок, у которых отчётный год совпадает с календарным (это 95% случаев):

Что	Дедлайн	Основание
Составить и подписать sprawozdanie finansowe	31 марта 2026	3 месяца после конца года
Сдать CIT-8 в налоговую + доплатить налог	31 марта 2026	ustawa o CIT
Утвердить отчёт собранием участников	30 июня 2026	6 месяцев после конца года
Подать комплект в KRS	15 дней после утверждения (максимум — 15 июля 2026)	ustawa o rachunkowości

Обратите внимание: в ковидные годы дедлайны продлевали, и многие до сих пор живут с ощущением «там всё равно сдвинут». С отчёта за 2023 год продлений нет — 31 марта и 30 июня — это жёсткие даты.

Что входит в sprawozdanie finansowe

Минимальный состав по ustawie o rachunkowości:

• Bilans — баланс: активы и пассивы на 31 декабря;
• Rachunek zysków i strat (RZiS) — отчёт о прибылях и убытках;
• Informacja dodatkowa — пояснительная записка: учётная политика, расшифровки.

Хорошая новость для малого бизнеса: jednostki mikro и jednostki małe могут составлять упрощённые версии (сокращённый баланс и RZiS). После новелизации ustawy o rachunkowości от 6 декабря 2024 пороги подняли, и подавляющее большинство спулок иностранцев — это mikro или małe.

Отдельные вопросы:

• Sprawozdanie z działalności (отчёт правления о деятельности) — обязателен для sp. z o.o., но mikro и małe при выполнении условий от него освобождены (достаточно упоминания в informacji dodatkowej).
• Badanie biegłego rewidenta (аудит) — только если выполнены минимум 2 из 3 порогов за предыдущий год: активы > 3 125 000 евро (для отчётов за 2026 — 13 308 125 zł), выручка > 6 250 000 евро (26 616 250 zł), занятость от 50 человек. Малую спулку это не касается.

Формат: только XML, никаких сканов

С 2018 года sprawozdanie finansowe существует только в электронном виде — файл XML, соответствующий strukturze logicznej Министерства финансов. Подписанный скан PDF, Word, Excel — юридически не отчёт.

Где взять XML:

• Бухгалтерская программа — Comarch Optima, enova, wFirma, inFakt и т.д. выгружают готовый файл. Если у вас есть бухгалтер — это его работа.
• Бесплатное приложение e-Sprawozdania Finansowe от Минфина (podatki.gov.pl) — можно заполнить формы вручную и сгенерировать корректный XML.

Подписи: кто и чем

XML подписывают:

1. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg — ваш бухгалтер или биуро раховнкове;
2. Zarząd. С 1 января 2022 действует упрощение: при многоличном правлении достаточно подписи одного члена zarządu, если остальные подадут oświadczenia, что отчёт соответствует требованиям. Это спасение для спулок, где второй учредитель — за границей.

Технически подпись — одним из трёх способов:

• Podpis kwalifikowany — платный (~300-400 zł), работает для любого гражданства, PESEL не нужен;
• Profil zaufany — бесплатный, но требует PESEL;
• E-dowód — только для владельцев польского удостоверения личности.

Если członek zarządu — иностранец без PESEL

Это самый частый затык в моей практике. Запомните связку:

• Подписать отчёт иностранец без PESEL может только kwalifikowanym podpisem. Profil zaufany без PESEL не сделать.
• Подать в KRS бесплатно (через RDF) может только тот, чей PESEL вписан в KRS. Если ни у одного члена правления нет PESEL в реестре — бесплатная дорога закрыта, остаётся платная подача или пелномоцник (адвокат/radca prawny).

Поэтому мой стандартный совет клиентам-иностранцам: получите PESEL (это бесплатно, через meldunek или по заявлению в gminie) и внесите его в KRS. Один раз потратите время — каждый год будете подавать отчётность за 10 минут и 0 zł.

Утверждение: zwyczajne zgromadzenie wspólników

До 30 июня должно пройти очередное собрание участников. Даже если вы единственный учредитель и сам себе правление — формально вы проводите собрание и подписываете протокол. На собрании принимаются uchwały:

1. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego — утверждение отчёта;
2. Podział zysku / pokrycie straty — что делаем с прибылью: дивиденд, kapitał zapasowy, покрытие прошлых убытков;
3. Absolutorium — «одобрение» работы членов правления за год.

Протокол с uchwałami понадобится для подачи в KRS. Для спулок, зарегистрированных через S24, uchwały можно принять прямо в системе S24.

Подача в KRS: шаг за шагом через RDF

Подача — через Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) на портале ekrs.ms.gov.pl. Бесплатно.

Шаг 1. Создайте аккаунт на ekrs.ms.gov.pl (вход через profil zaufany или kwalifikowany podpis).

Шаг 2. Выберите «Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych», найдите спулку по номеру KRS.

Шаг 3. Прикрепите комплект: XML отчёта с подписями, uchwały (утверждение + распределение прибыли), oświadczenia остальных членов zarządu (если подписывал один), sprawozdanie z działalności и opinię biegłego — если обязаны.

Шаг 4. Подпишите zgłoszenie и отправьте. Статус смотрите там же; после принятия в отделе KRS спулки появится wzmianka о поданных документах.

Шаг 5. В налоговую ничего дополнительно не шлёте: из RDF документы автоматически уходят в KAS. Отдельная подача Szefowi KAS — только для CIT-подателей вне KRS.

Если у зглашающего нет PESEL в KRS — запасной вариант: платное заявление KRS-Z30 через портал S24 (опłata 140 zł) либо подача через профессионального пелномоцника.

Первый отчётный год: когда сдавать, если спулка открыта недавно

Вопрос, который мне задают почти все владельцы свежих спулок: «Мы зарегистрировались в октябре — неужели уже через полгода сдавать отчёт за три месяца работы?»

Здесь есть удобная опция из ustawy o rachunkowości: если спулка начала деятельность во второй половине года, можно соединить книги первого (неполного) года со следующим годом и сдать один отчёт за удлинённый период. Пример: спулка открыта 10 октября 2025 — первый отчёт можно составить сразу за период с 10.10.2025 по 31.12.2026 и сдавать его в 2027 году. Важно: такое решение должно быть прописано в polityce rachunkowości (учётной политике) с самого начала — задним числом «передумать» нельзя.

Если спулка открыта в первой половине года — соединить периоды нельзя: первый отчёт сдаётся уже за неполный первый год на общих основаниях.

И ещё нюанс для зарегистрированных через S24: дата начала первого отчётного года — это дата внесения в KRS, а не дата подписания umowy spółki в системе. Проверьте, какой период указал ваш бухгалтер в учётной политике, — расхождение потом всплывает при подаче в RDF.

CIT-8 — отдельная обязанность, не путайте

Sprawozdanie идёт в KRS, а CIT-8 — годовая налоговая декларация — в urząd skarbowy, до 31 марта 2026 за 2025 год. Подаётся электронно; через e-Urząd Skarbowy — можно даже без kwalifikowanego подписа. «Нулевая» спулка сдаёт нулевой CIT-8 точно так же обязательно.

Сдали sprawozdanie, но забыли CIT-8 (или наоборот) — это два независимых нарушения с независимыми санкциями.

Что грозит за неподачу

Эскалация выглядит так:

1. Karna ответственность — по art. 79 ustawy o rachunkowości неподача отчёта в KRS — это грзывна от 10 до 720 дневных ставок или ограничение свободы до 2 лет. Отвечает kierownik jednostki — то есть лично члены правления, не спулка.
2. Postępowanie przymuszające — суд KRS вызывает спулку сдать документы в 7-дневный срок под угрозой грзывны; грзывны могут налагаться повторно.
3. Rozwiązanie spółki — если спулка игнорирует два вызова суда, KRS вправе запустить процедуру растворения без ликвидации и вычеркнуть спулку из реестра. Имущество переходит Skarbowi Państwa, а к правлению могут прийти по долгам лично.

Прокуратуры реально доводят такие дела до актов обвинения — это не «мёртвая» норма. Дешевле сдать нулевой отчёт за час, чем объясняться в суде.

Типичные ошибки иностранцев-учредителей

• «Спулка не работала — значит, сдавать нечего». Нет. Обязанность не зависит от оборотов. Нулевая спулка сдаёт всё то же самое.
• Нет PESEL и подписа — спохватились 28 марта. Kwalifikowany podpis оформляется от нескольких дней (плюс верификация личности), PESEL — тоже не мгновенно. Готовьте инструменты подписи в январе-феврале, а не в последнюю неделю.
• Подписали скан PDF. Отчёт существует только как XML по структуре Минфина. Красиво подписанный PDF суд не примет.
• Подписал только бухгалтер. Подпись osoby prowadzącej księgi не заменяет подпись zarządu. Минимум один член правления подписывает XML, остальные — oświadczenia.
• Дата подписи после 31 марта. В XML фиксируется дата; отчёт, подписанный в мае, формально составлен с нарушением срока — даже если в KRS вы уложились.
• «Бухгалтер всё сдаст сам». Биуро подготовит файл, но подпись правления и подача (или пелномочництво) — на вас. Проговорите, кто нажимает кнопку.
• Смена адреса без обновления в KRS — корреспонденция суда уходит на старый адрес, и о postępowaniu przymuszającym вы узнаёте последним. Следите за e-Doręczenia и актуальностью данных.

Коротко: главное

• Sprawozdanie finansowe обязано сдавать каждая sp. z o.o., включая нулевые.
• Дедлайны за 2025 год: составить до 31.03.2026, утвердить до 30.06.2026, подать в KRS за 15 дней после утверждения.
• CIT-8 до 31.03.2026 — отдельная обязанность в налоговую, не заменяет отчёт в KRS.
• Формат — только XML по структуре Минфина; подпись — kwalifikowany / profil zaufany / e-dowód.
• Иностранец без PESEL подписывает только kwalifikowanym podpisem; для бесплатной подачи в RDF нужен член правления с PESEL, вписанным в KRS.
• С 2022 года достаточно подписи одного члена zarządu + oświadczenia остальных.
• За неподачу: грзывна до 720 дневных ставок, postępowanie przymuszające и в финале — принудительное вычеркивание спулки из KRS.