Как выставить фактуру в Польше: образец, сроки, обязательные поля

Всё о фактурах для JDG: что обязательно указать, сроки выставления, фактура для физлица и фирмы, исправления и частые ошибки.

Анна — бухгалтер
10 мин чтения

Фактура — главный документ вашего бизнеса

Давайте разберёмся с фактурами, потому что это документ, который вы будете выставлять каждый месяц (а может, и каждый день). Фактура в Польше — это аналог счёта-фактуры в России или рахунку в Украине. Это основной документ, подтверждающий продажу товаров или услуг.

Честно говоря, фактура — это не ракетостроение. Но ошибки в ней могут стоить вам денег и нервов. Я видела клиентов, которым отказали в вычете VAT из-за неправильно заполненной фактуры. Видела штрафы за отсутствие обязательных полей. И видела путаницу в бухгалтерии из-за неправильной нумерации.

Обязательные поля фактуры по закону

Согласно art. 106e Ustawy o VAT, каждая фактура должна содержать:

1. Data wystawienia (дата выставления)

Дата, когда вы создали фактуру. Не путать с датой продажи.

2. Numer faktury (номер фактуры)

Уникальный номер, однозначно идентифицирующий фактуру. Формат — любой, но должен быть последовательным.

Примеры нумерации:

  • 1/2026, 2/2026, 3/2026… (просто по порядку)
  • FV/01/04/2026 (FV + номер/месяц/год)
  • 2026/04/001 (год/месяц/порядковый номер)

На моей практике самый удобный формат — FV/001/04/2026 (тип/порядковый/месяц/год). Легко искать, легко сортировать.

3. Dane sprzedawcy (данные продавца)

  • Полное название фирмы (с именем и фамилией для JDG)
  • Адрес
  • NIP

4. Dane nabywcy (данные покупателя)

  • Название фирмы или имя и фамилия (для физлица)
  • Адрес
  • NIP (для юрлиц/ИП)

5. Data dokonania dostawy / wykonania usługi (дата продажи)

Дата фактической поставки товара или выполнения услуги. Может отличаться от даты выставления фактуры.

6. Nazwa towaru lub usługi (название товара/услуги)

Конкретное описание. «Услуги IT» — допустимо, но лучше: «Разработка веб-приложения согласно договору №123 от 01.03.2026».

7. Ilość, jednostka miary (количество, единица измерения)

Например: 1 usługa, 160 godzin, 5 sztuk.

8. Cena jednostkowa netto (цена за единицу без VAT)

9. Stawka VAT (ставка VAT)

23%, 8%, 5%, 0%, zw (zwolniony), np (nie podlega).

10. Wartość netto, kwota VAT, wartość brutto

  • Netto = цена × количество
  • VAT = netto × ставка
  • Brutto = netto + VAT

11. Kwota należności ogółem (итоговая сумма)

Общая сумма к оплате (brutto), выраженная также прописью (хотя прописью — не строго обязательно, но рекомендуется).

Образец фактуры

Вот как выглядит типичная фактура JDG:

═══════════════════════════════════════════════
                  FAKTURA VAT
              Nr FV/001/04/2026
═══════════════════════════════════════════════

Data wystawienia: 15.04.2026
Data sprzedaży:   31.03.2026

SPRZEDAWCA:                    NABYWCA:
WebDev Anna Kowalska           TechCorp Sp. z o.o.
ul. Marszałkowska 10/5         ul. Złota 59
00-001 Warszawa                00-120 Warszawa
NIP: 123-456-78-90             NIP: 987-654-32-10

───────────────────────────────────────────────
Lp. │ Nazwa usługi          │Ilość│ Cena netto│Stawka│  Netto  │  VAT    │ Brutto
────┼───────────────────────┼─────┼───────────┼──────┼─────────┼─────────┼────────
 1  │ Usługi programistyczne│  1  │ 10 000,00 │ 23%  │10 000,00│ 2 300,00│12 300,00
    │ (web development      │     │           │      │         │         │
    │  wg umowy z 01.03.26) │     │           │      │         │         │
───────────────────────────────────────────────
                         RAZEM:   │10 000,00│ 2 300,00│12 300,00
───────────────────────────────────────────────

Do zapłaty: 12 300,00 zł
Słownie: dwanaście tysięcy trzysta złotych 00/100
Termin płatności: 29.04.2026
Forma płatności: przelew
Nr konta: PL 12 3456 7890 1234 5678 9012 3456

═══════════════════════════════════════════════

Если вы zwolniony z VAT (освобождены), фактура выглядит проще — без колонок VAT, и добавляется надпись: «Zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT».

Сроки выставления фактуры

Общее правило

Фактуру нужно выставить не позднее 15-го дня месяца, следующего за месяцем продажи (доставки товара / выполнения услуги).

Пример: Вы выполнили услугу 25 марта 2026. Фактуру нужно выставить не позднее 15 апреля 2026.

Исключения

Бывают ситуации, когда срок другой:

  • Строительные услуги — до 30 дней от выполнения
  • Печатные услуги — до 90 дней от выполнения
  • Поставка электроэнергии, воды, газа, телекоммуникации — до 15-го дня месяца, следующего за расчётным периодом

Можно ли выставить фактуру раньше?

Да! Можно выставить фактуру до 60 дней ДО даты продажи (доставки/выполнения). Это полезно, например, для авансовых платежей.

Фактура для физлица (faktura dla osoby fizycznej)

Если ваш клиент — физическое лицо (не предприниматель), фактура выглядит немного иначе:

  • В поле «nabywca» указываете имя, фамилию и адрес (NIP не нужен)
  • Если вы не являетесь плательщиком VAT — можете выдать rachunek вместо фактуры (хотя фактура тоже допустима)
  • Если вы плательщик VAT и продаёте физлицу — всё как обычно, но физлицо не вычтет VAT

Paragon a faktura

Если у вас есть kasa fiskalna (кассовый аппарат) — физлицу вы выдаёте paragon (чек). Если клиент просит фактуру — выставляете её на основании paragonu. На фактуре указываете номер paragonu.

Важно: с 2020 года, чтобы выставить фактуру на основании paragону для фирмы, на paragonе должен быть указан NIP покупателя. Без NIP на paragonu — фактуру для фирмы выставить нельзя.

Фактура для клиента в ЕС

При работе с клиентами в Евросоюзе фактура имеет особенности:

Если клиент — фирма (B2B) и вы оба зарегистрированы как VAT EU

  • Ставка VAT: np (nie podlega) — reverse charge
  • На фактуре указываете: «Odwrotne obciążenie» или «Reverse charge, art. 28b ustawy o VAT»
  • NIP покупателя с приставкой страны (DE…, FR…, и т.д.)
  • Проверяете NIP в VIES перед выставлением

Если клиент — физлицо в ЕС

  • Обычный VAT вашей страны (23% для Польши)
  • Если продаёте товары — есть правила OSS (One Stop Shop) при превышении лимита

Если клиент — фирма/физлицо вне ЕС

  • Обычно ставка: np (экспорт услуг)
  • Для товаров: 0% (экспорт с документами celnyми)

Faktura pro forma

Faktura pro forma — это НЕ фактура в юридическом смысле. Это предварительный документ, предложение. Она:

  • Не является основанием для расчёта налога
  • Не входит в JPK_V7
  • Не обязательно содержит все поля «настоящей» фактуры
  • Служит для информирования клиента о стоимости перед оплатой

На моей практике pro forma используют для:

  • Запроса предоплаты
  • Оформления банковского перевода (в некоторых компаниях бухгалтерия не делает перевод без документа)
  • Согласования суммы с клиентом

После оплаты по pro formie выставляете «настоящую» фактуру (или факtuру zaliczkową для авансов).

Исправления: faktura korygująca и nota korygująca

Ошибки бывают. Главное — правильно их исправить.

Faktura korygująca (корректирующая фактура)

Используется, когда нужно изменить:

  • Сумму (netto, VAT, brutto)
  • Количество
  • Ставку VAT
  • Описание товара/услуги
  • Скидку/rabat

Корректирующую фактуру выставляет продавец. Она содержит:

  • Ссылку на оригинальную фактуру (номер и дата)
  • Что было «до» и что стало «после»
  • Причину korekty

Пример: Вы выставили фактуру на 10 000 zł, но клиент получил скидку 10%. Выставляете korygującą: было 10 000, стало 9 000, причина — «rabat handlowy».

Nota korygująca (корректировочная нота)

Используется для исправления ошибок в данных продавца или покупателя (имя, адрес, NIP), но НЕ для изменения сумм.

Ноту выставляет покупатель и направляет продавцу на акцепт.

Пример: В фактуре указан неправильный адрес вашей фирмы. Клиент выставляет notę korygującą с правильным адресом.

Duplikat faktury

Если фактура потеряна — продавец выставляет duplikat (дубликат). Он содержит слово «DUPLIKAT» и дату выставления дубликата.

Хранение фактур

По польскому закону фактуры (и входящие, и исходящие) нужно хранить 5 лет с конца года, в котором закончился срок уплаты налога.

Пример: Фактура от марта 2026. Налог за 2026 год платится до апреля 2027. Конец года = 31 декабря 2027. Хранить до 31 декабря 2032.

Хранить можно:

  • В бумажном виде
  • В электронном виде (PDF, скан) — при условии, что обеспечена читаемость и неизменность
  • В бухгалтерской программе (iFirma, wFirma хранят автоматически)

Частые ошибки при выставлении фактур

1. Неправильная нумерация

Два фактуры с одним номером, пропуски в нумерации, нелогичная система. Налоговая обращает на это внимание.

2. Нет даты sprzedaży

Указана только дата выставления, но не дата фактической продажи/выполнения услуги. Это разные поля!

3. Неправильная ставка VAT

23% вместо 8%, или VAT вместо np для клиента в ЕС. Последствия: доначисление VAT или отказ в вычете.

4. Нет NIP покупателя (для B2B)

Фактура для фирмы без NIP — не даёт покупателю права на вычет VAT. И это ваша проблема, потому что клиент потребует исправления.

5. Фактура на неправильный счёт

Покупатель платит на счёт, не указанный в białej liście. Для сумм свыше 15 000 zł — покупатель не может вычесть расход.

6. Выставление фактуры позже 15-го

Фактура за март, выставленная 20 апреля. Штраф — до 180 stawek dziennych (формально до ~7 700 000 zł, реально — несколько сотен за первый раз).

7. Путаница netto/brutto

Клиенту обещали 1 000 zł — но это netto или brutto? Если вы плательщик VAT и договорились на 1 000 brutto, ваш реальный доход = 813 zł netto (1 000 / 1,23). Всегда уточняйте!

Программы для выставления фактур

На моей практике самые популярные среди JDG:

ПрограммаЦена/месПлюсыМинусы
iFirma0-149 złПолная бухгалтерия, JPK, ZUSИнтерфейс не самый интуитивный
Fakturownia0-99 złПростота, красивые шаблоныНе для полной бухгалтерии
wFirma0-129 złХороший баланс функцийМеньше интеграций
InFakt0-149 złУдобное приложениеДороговат
Faktura.plБесплатноБесплатный, простойМинимум функций

Для начинающего JDG без VAT — Fakturownia или Faktura.pl на бесплатном плане хватит. С ростом бизнеса — iFirma или wFirma для полной бухгалтерии.

FAQ

Обязательно ли выставлять фактуру на польском?

Нет, фактура может быть на любом языке. Но при проверке налоговая может попросить перевод. На практике: двуязычные фактуры (польский + английский) — лучший вариант для международной работы.

Нужна ли печать (pieczątka) на фактуре?

Нет, по закону печать на фактуре не обязательна. Также не обязательна подпись. Фактура действительна без печати и подписи.

Могу ли я выставить фактуру в EUR или USD?

Да, фактура может быть в любой валюте. Но для целей VAT сумма должна быть пересчитана в PLN по курсу NBP на последний рабочий день, предшествующий дню выставления фактуры (или дню продажи, если она раньше).

Что такое faktura zaliczkowa?

Фактура, выставляемая при получении аванса (предоплаты). Содержит: сумму аванса, заказанный товар/услугу и ставку VAT. При окончательном расчёте выставляется faktura końcowa (финальная) с учётом аванса.

Нужно ли выставлять фактуру, если я на ryczałcie без VAT?

Да, фактуры обязательны для всех предпринимателей, независимо от формы налогообложения и VAT-статуса. Просто фактура будет без VAT (stawka: zw, основание: art. 113).

Как исправить ошибку в NIP на фактуре?

Покупатель выставляет notę korygującą и направляет вам на акцепт. Или вы выставляете fakturę korygującą с правильным NIP.

Что делать, если клиент не платит по фактуре?

Это бизнес-вопрос, а не бухгалтерский. Но с точки зрения налогов: вы всё равно должны включить фактуру в декларацию и заплатить VAT (если вы плательщик). Если клиент не заплатит в течение 90 дней — можете воспользоваться ulgą na złe długi (вычет VAT от неоплаченных фактур).

Сколько дней давать клиенту на оплату?

Стандартно: 14 дней. Для крупных клиентов: 30 дней. По закону (ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom) для B2B максимум — 60 дней (для крупных компаний — 30 дней). Можно и 7 дней — зависит от договорённости.

Что такое KSeF и когда станет обязательным?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это национальная система электронных фактур. Все фактуры будут создаваться и храниться централизованно. Обязательный срок неоднократно переносился — следите за новостями на podatki.gov.pl. Когда станет обязательным — все фактуры будут выставляться только через KSeF.

Могу ли я выставить фактуру задним числом?

Нет, нельзя выставлять фактуры с прошлыми датами, если прошёл срок (15-е число следующего месяца). Но вы можете указать дату sprzedaży в прошлом, а дату wystawienia — текущую.