Расходы JDG: что можно списать на затраты в 2026

Самый частый вопрос моих клиентов про расходы

«Андрей, я купил ноутбук за 6 000 злотых. Это можно как-то списать?» — такой вопрос я слышу минимум раз в неделю. И хорошо, что слышу до покупки, а не после. Потому что ответ зависит от того, на каком налоговом режиме работает человек, правильно ли оформлен документ, и является ли ноутбук действительно рабочим инструментом.

Давайте разберёмся с расходами JDG системно — от базовых правил признания до конкретных категорий, которые можно и нужно использовать.

Главное правило: расходы работают не на всех режимах

Прежде чем говорить о том, что списывать, нужно разобраться — а вообще можно ли. И здесь многие совершают фатальную ошибку.

Расходы учитываются только на:

Podatek liniowy (liniowy, 19%) — самый популярный режим среди IT и консультантов
Zasady ogólne / skala podatkowa (12% / 32%) — прогрессивная шкала

Расходы НЕ работают на:

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — налог считается с валового дохода без каких-либо вычетов

Вот Сергей из Харькова переехал в Польшу и открыл JDG как графический дизайнер. Выбрал ryczałt 8,5% — низкая ставка, звучит привлекательно. Купил профессиональный монитор за 5 000 zł, планшет Wacom за 3 500 zł, лицензии на несколько программ суммарно ещё 4 000 zł в год. Итого 12 500 zł расходов — и всё это никак не уменьшает его налог. На ryczałte он платит процент с дохода, а не с прибыли. Если бы он работал на liniowym, эти расходы сэкономили бы ему 12 500 × 19% = 2 375 zł налога.

Это не значит, что ryczałt плохой. Просто нужно считать: иногда низкая ставка без расходов выгоднее высокой ставки с расходами. Зависит от структуры вашего бизнеса.

Три критерия признания расхода

Польский налоговый закон (ustawa o PIT, ст. 22) устанавливает три обязательных условия для признания расхода:

1. Związek z działalnością (связь с деятельностью)

Расход должен быть понесён с целью получения дохода или сохранения/защиты источника дохода. Это широкое определение, но налоговая трактует его консервативно. Критерий: «без этого расхода я не мог бы вести свою деятельность или получать доход».

2. Poniesiony przez podatnika (понесён налогоплательщиком)

Документ должен быть оформлен на вас — на ваш NIP предпринимателя. Фактура на физлицо без NIP, на чужую фирму, или вовсе без документа — это не расход JDG.

3. Właściwie udokumentowany (правильно задокументирован)

Faktura VAT с вашим NIP, umowa, dokument wewnętrzny для некоторых видов расходов. Для командировок — polecenie wyjazdu служебного или собственный документ подтверждающий цель поездки.

Что списывается: основные категории

Оборудование и техника

Компьютер, ноутбук, монитор, принтер, телефон, планшет, фотокамера, звуковое оборудование — всё это может быть расходом JDG при условии, что используется в деятельности.

Здесь работает правило амортизации в зависимости от стоимости:

До 10 000 zł (нетто) — можно списать сразу в полном объёме как jednorazowy odpis amortyzacyjny
Свыше 10 000 zł — нужно вносить в ewidencję środków trwałych и амортизировать по нормам

Для большинства JDG это означает, что ноутбук за 6 000 zł списывается в месяц покупки. Мощная рабочая станция за 18 000 zł — амортизируется по ставке 30% в год (komputer według KŚT 491), то есть 5 400 zł в год.

Практический совет: если вы стоите перед выбором купить за 9 800 zł или за 10 500 zł — имейте в виду, что при превышении порога 10 000 zł придётся ставить на amortyzację. Это не катастрофа, просто другая механика списания.

Программное обеспечение и подписки

Adobe Creative Cloud, Figma, GitHub Copilot, JetBrains, Microsoft 365, антивирус, хостинг, домены, облачные хранилища, CRM-системы — всё это расход, если напрямую используется в деятельности.

Подписки обычно оплачиваются картой, и компании вроде Adobe или Microsoft выдают инвойс с вашим NIP автоматически если вы правильно настроили аккаунт. Проверьте, что в настройках billing указан ваш NIP — это нужно сделать один раз.

На практике это работает так: я скачиваю инвойс, сохраняю его в папку «Koszty [месяц]», и в конце месяца или квартала передаю бухгалтеру. Некоторые мои клиенты используют ifirma или wFirma и вносят расходы сами — это несложно, если расходов немного.

Коворкинг и аренда офиса

Если снимаете рабочее место в коворкинге или отдельный офис — это прямой расход. Нужна faktura VAT на ваш NIP. Договор аренды тоже хранится как подтверждающий документ.

Если офис снимается у физлица — аренда подтверждается umową najmu и dowodami wpłaty (квитанциями об оплате). Важно: в этом случае вы как JDG становитесь płatnikiem podatku i musisz pobrać zaliczkę na podatek od wynajmującego (нужно удержать авансовый налог с арендодателя), если он не заявил что платит podatek ryczałtowy от аренды. Это нюанс, о котором мало кто знает — и который регулярно вызывает проблемы при kontroli.

Домашний офис (ewidencja lokalu)

Если работаете из дома, можно учесть часть расходов на квартиру. Для этого нужно:

Составить dokument wewnętrzny (внутренний документ) — описание, какая площадь используется под рабочий кабинет и в каком процентном соотношении
Разделить все расходы (аренда или czynsz, электричество, интернет) пропорционально рабочей площади

Пример: квартира 60 м², рабочий кабинет 10 м². Это 16,7%. Czynsz 2 500 zł/месяц → в расходы идёт 417 zł. Электричество 300 zł → 50 zł. Скромно, но это законно и реально уменьшает налог.

Честно говоря, налоговая смотрит на домашний офис с некоторым скептицизмом. Площадь должна быть реально выделена под работу — не «весь коридор», не «часть гостиной», а конкретная комната или её часть с разумной пропорцией.

Телефон и интернет

Рабочий телефон и интернет — расход. Если у вас отдельный рабочий номер оформленный на NIP — 100%. Если один телефон для всего — пропорционально.

Самая частая ошибка моих клиентов здесь: оплачивают мобильный на личную карту, без фактуры на NIP, и потом удивляются, почему нельзя списать. Позвоните оператору (Orange, Play, T-Mobile, Polsat Box) и попросите выставлять faktura VAT на ваш NIP — это делается за 10 минут и работает с следующего месяца.

Автомобиль: три сценария

Автомобиль — один из самых сложных и спорных расходов в JDG. Давайте разберём три случая:

Сценарий 1: Авто купленное на JDG, используется только для бизнеса

Все расходы — 100%. Топливо, страховка OC/AC, ремонт, парковки — всё. Авто вносится в ewidencję środków trwałych и амортизируется.

Сценарий 2: Авто купленное на JDG, mixed use (и личное и рабочее)

Расходы — 75%. Это законодательное ограничение для смешанного использования (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT). Правило действует с 2019 года и не менялось.

Сценарий 3: Авто личное (не внесено в środki trwałe), используется и для работы

Списывается 75% реальных расходов на топливо, naprawy и inne koszty eksploatacji. Но: нужно вести kilometrówka (реестр поездок) если хотите VAT к вычету. Без kilometrówki — только PIT-расходы без VAT.

Лизинг работает аналогично: 75% ратки лизинга при mixed use, 100% при только рабочем использовании. При этом VAT с rat leasingowych подлежит odliczeniu 50% при mixed use (отдельное правило для НДС).

Курсы, обучение, конференции

Расходы на профессиональное развитие признаются расходом, если напрямую связаны с деятельностью. Программист может списать курс по новому языку программирования, бухгалтер — курс по налоговому праву, фотограф — мастер-класс по коммерческой фотосъёмке.

Конференции — да, включая стоимость билета, проезд, проживание (в рамках diet і norm).

Курс английского или польского — как правило нет (личный навык, не специфический для деятельности). Хотя если переводчик — то да, можно аргументировать.

Командировки: диеты и нормы

При поездке по делам бизнеса можно учесть так называемые diety — суточные. В 2026 году:

Dieta krajowa (командировка по Польше): 45 zł в сутки
Diety zagraniczne (за рубежом): варьируются по странам, установлены Rozporządzением Ministra Pracy z 29.01.2013. Например, Германия — 49 EUR, Украина — 35 USD, Великобритания — 35 GBP.

Суточные не требуют чеков — это нормативная сумма, которую можно списать при наличии dokumenta potwierdzającego cel wyjazdu (документ подтверждающий цель поездки). Плюс фактические расходы: билеты, отель (по реальным dokumentam), парковки.

Самостоятельно составленное polecenie wyjazdu служебного — достаточный документ для JDG. Я своим клиентам рекомендую создать простой шаблон: дата, цель поездки, маршрут, количество dni.

Что НЕ списывается: красные зоны

Личные расходы

Одежда (кроме специальной рабочей — robocza odzież с логотипом фирмы), украшения, расходы на отпуск, личные покупки — это не расход JDG, даже если вы изредка думаете о работе в отпуске.

Кстати, про костюм: классический деловой костюм — НЕ расход, даже если вы его носите только на деловые встречи. Налоговая считает его личной одеждой. Исключение — корпоративная форма с логотипом.

Алкоголь

Не списывается. Даже на бизнес-встречах. Расходы на representację (представительские расходы: рестораны, подарки клиентам) и advertyzację разграничены польским законодательством — часть признаётся, часть нет. Но alkohol — никогда.

Штрафы и пени

Mandaty, kary umowne уплаченные по вашей вине, naliczone odsetki за просрочку налоговых платежей — всё это не расход.

Składka zdrowotna

На liniowym — частично: в 2026 году в расход можно включить składkę zdrowotną до лимита 11 600 zł/год. Раньше вообще нельзя было, сейчас — можно, но с ограничением. На zasadach ogólnych — вычет из налога (odliczenie od podatku), а не из dochodu.

Амортизация: когда сразу, когда частями

Резюмирую правила amortyzacji для малого бизнеса:

Jednorazowy odpis (сразу):

Оборудование стоимостью до 10 000 zł — amortyzacja jednorazowa (сразу в расходы в месяце ввода в эксплуатацию)
Tzw. mała firma (dochód do 2 mln EUR) может использовать jednorazową amortyzację для środków trwałych суммарно до 230 000 zł/год

Amortyzacja liniowa (частями):

Komputer/laptop: 30% в год (то есть за ~3,3 года)
Samochód osobowy: 20% в год (5 лет)
Meble biurowe: 20% в год
Nieruchomości: 2,5% в год (40 лет!)

Для большинства JDG малоценные расходы (до 10 000 zł) — это 99% покупок. Проблемы начинаются при покупке дорогих станков, коммерческой недвижимости или спецоборудования.

Документальное оформление: практические правила

Вот как должна выглядеть правильная faktura za koszty:

Twój NIP jako nabywca — обязательно
Pełna nazwa firmy (твоё имя + «działalność gospodarcza» или только имя с NIP)
Data wystawienia i data sprzedaży
Opis usługi/towaru должен быть понятен: «abonament za program graficzny Figma» лучше, чем просто «usługa cyfrowa»
Kwota netto, VAT i brutto

Если покупаете в интернет-магазине — сначала зарегистрируйте аккаунт как firma, заполните NIP в профиле, и только потом делайте zakup. Иначе получите fakturę на osobę fizyczną и придётся просить замену (не всегда возможно).

Вот Андрей из Минска — мой клиент первый год работал в Польше и аккуратно собирал все чеки из магазинов. Принёс мне 40 чеков на общую сумму около 8 000 zł. Проблема: ни на одном не было NIP. Ни один не мог пойти в KPiR. Теперь у него правило: прежде чем платить — спрашивает «czy mogę prosić o fakturę na NIP?»

KPiR: как фиксировать расходы

KPiR — Knjiga Przychodów i Rozchodów (Книга доходов и расходов) — основной регистр учёта для JDG на liniowym и zasadach ogólnych.

Расходы вносятся в колонки 13-16 KPiR:

Кол. 13 — покупка towarów i materiałów (материалы и товары)
Кол. 14 — koszty uboczne zakupu
Кол. 15 — wynagrodzenia (зарплаты)
Кол. 16 — pozostałe koszty (все остальные расходы)

Большинство расходов JDG (услуги, подписки, аренда, командировки) идёт в колонку 16.

Если ведёте KPiR самостоятельно через ifirma или wFirma — система сама предложит правильную колонку по типу расхода. Если работаете с бухгалтером — передавайте fakturý вовремя, желательно раз в неделю или раз в месяц, не накапливая на конец года.

Краткий чеклист перед покупкой

Перед каждой потенциально крупной покупкой я рекомендую своим клиентам задать себе три вопроса:

Это нужно для работы, или я просто хочу это купить? (Связь с деятельностью)
Могу ли я получить фактуру с NIP? (Документация)
На каком режиме работаю — если на ryczałcie, то расход всё равно не уменьшит налог (Режим налогообложения)

Если три ответа «да, да, liniowy/skala» — покупайте спокойно и списывайте.

FAQ

Можно ли списать расходы на рычалте?

Нет. На ryczałcie расходы не учитываются вообще — налог считается с валового дохода. Расходы работают только на podatek liniowy и skali podatkowej.

Нужна ли фактура на фирму или достаточно обычного чека?

Обязательно faktura VAT с вашим NIP. Чек (paragon) без NIP подтверждает только оплату, но не является достаточным документом для KPiR. Если касир не вписал NIP — это ваша проблема, не его.

Можно ли списать домашний интернет если работаю из дома?

Да, но только пропорциональную часть. Если интернет используется 70% для бизнеса и 30% для личных нужд — в расходы идёт 70%. Пропорцию вы определяете сами и фиксируете внутренним документом.

Как списывается автомобиль если он и личный и рабочий?

Если авто не внесено в ewidencję środków trwałych, списывается 75% всех расходов на авто (топливо, ремонт, страховка). Если авто только рабочее — 100%. Для лизинга те же правила: 75% ратки лизинга при mixed use.

Сколько стоит один день командировки внутри Польши?

В 2026 году dieta krajowa составляет 45 zł за сутки. Это необлагаемая налогом сумма суточных при командировке по Польше.

Можно ли списать курс польского языка?

Только если деятельность напрямую связана с польским языком. В остальных случаях — нет. Зато курс по программированию, бухгалтерии, маркетингу для IT-специалиста — без проблем.

Что такое amortyzacja и когда она нужна?

Амортизация (amortyzacja) — это списание стоимости дорогого оборудования не сразу, а частями в течение срока службы. Если купили ноутбук за 4 000 zł — можно списать сразу. Если купили сервер за 25 000 zł — списываете частями по норме амортизации.

Граница малоценного оборудования — 10 000 zł. Это с VAT или без?

Без VAT. Если вы плательщик VAT, то 10 000 zł — это нетто стоимость. Если не плательщик — берётся полная цена покупки.

Может ли налоговая отказать в признании расходов?

Да, если орган посчитает, что расход не связан с деятельностью или документы оформлены неправильно. Самые частые претензии: личные расходы (одежда, рестораны без деловой цели), оборудование куплено на физлицо, нет документации командировки.

Как правильно списать подписку на Adobe Creative Cloud?

Фактура от Adobe должна содержать ваш NIP. При оплате картой Adobe выдаёт инвойс — его нужно скачать и хранить. Если работаете как дизайнер или используете Adobe в деятельности — расход признаётся без вопросов.

Можно ли списать телефон если он личный?

Сложно, но можно пропорционально. Гораздо чище — оформить отдельный рабочий номер на фирму или купить телефон на JDG. Тогда 100% (или 75% при mixed use) без вопросов.

Как долго хранить документы расходов?

5 лет с конца roku podatkowego. То есть расходы 2026 года нужно хранить до конца 2031 года. Это касается всех faktur, umów и документов командировок.